Notitieboekje

[McKenzie]

Geacht forum,
Hoe zit het nu precies met de notitieboekjes waarin agenten hun aantekeningen maken? Ik heb ergens gelezen dat die boekjes een rol kunnen spelen in bijvoorbeeld een aanvullend onderzoek of een rechtszaak, en dat er daarom ook geen bladzijden uit mogen gescheurd of teksten onleesbaar worden gemaakt. Is dat juist?
En hoe zit het met een eventuele bewaarplicht? Moeten volle boekjes worden bewaard en zo ja, hoe lang?

[Proost]

Ik weet niet welke Detective jij hebt gelezen. Maar die moet vast uit de jaren 80 of vroeger zijn.

Geloof het of niet. Maar zelfs de van politie (als een van de laatste van Nederland) is digitaal gegaan.

[McKenzie]

Ha, Ha! Misschien houdt de betreffende agent wel van oude detectives!
Of was zijn iPad niet opgeladen.
Het gaat om de aantekeningen die hij heeft gemaakt in zijn notitieboekje bij een getuigenverklaring.
Dus in het uitzonderlijke geval dat een agent nog pen en papier gebruikt:
Moet dat soort aantekeningen worden bewaard, en zo ja hoelang?

[DiNozzo]

In sommige landen, zoals in de VS, worden de noties van agenten als bewijs gebruikt. Die notities maken onderdeel van het dossier en de agenten gebruiken die notities om hun verhaal in de rechtbank te doen. In Nederland is dat niet het geval. Als het relevant is voor het dossier maakt een agent een proces-verbaal van bevindingen op, wat dan een zelfstandig bewijsstuk wordt.

[McKenzie]

En als dat digitale bestand nou onvindbaar is?
Of de agent is vergeten zijn aantekeningen van de getuigenverklaring digitaal uit te werken.
Kan de pen-en-papier agent daarop worden aangesproken?

[ThunderSTreak]

Zaken uit een aantekeningenboekje of het geheugen worden door de agent, voorzover relevant, verwerkt in digitale mutaties en/of een procesverbaal.

Aantekeningen maakt de agent dus voor zichzelf.

[Pim]

Zojuist behandelt in een opleiding.
Herleidbaar naar NATUURLIJKE personen (itt rechtspersonen) valt onder de AVG danwel de wet politiegegevens (dat moet ik even teruglezen in mijn papieren aantekeningen, geen grap)

Bewaar je die notitieboekjes in je locker of postvak als relikwie of vanwege welke andere (nostalgische) reden ook...

Na uiterlijk vijf jaar vernietigen!

Ook aspiranten die PV's als bewijsstukken voor hun opleiding in een portfolio stoppen moeten deze uiterlijk na vijf jaar vernietigen. Maar als het goed is zijn die tegenwoordig al geanonimiseerd.

[MacKenzie]

Maar is een agent verplicht om deze aantekeningen te bewaren?
In dit geval is een digitale versie van de getuigenverklaring niet in het dossier aanwezig, oftewel, kennelijk heeft de agent zijn aantekeningen uit het boekje niet in het digitale systeem ingevoerd.

[jjk]

De gegevens die in het boekje staan vallen waarschijnlijk onder de Wet Politiegegevens. Oftewel wat Pim hierboven zegt.

Mij is aangeleerd dat het een goede gewoonte is niet onnodig gegevens bij je te dragen. Boekjes raken nogal eens kwijt en er kan best gevoelige informatie in staan. Na elke dienst blader ik door mijn blokje, verwerk ik de aantekeningen waar ik wat mee moet en gooi de betreffende pagina's weg. Soms zijn kentekens en personen wat langer relevant en staan ze er een aantal diensten in.

Uitzondering zijn soms verklaringen of aangiftes die in concept zijn opgenomen. Die worden ingescand en bij het definitieve PV gevoegd.

[Smitty]

Maar is een agent verplicht om deze aantekeningen te bewaren?
In dit geval is een digitale versie van de getuigenverklaring niet in het dossier aanwezig, oftewel, kennelijk heeft de agent zijn aantekeningen uit het boekje niet in het digitale systeem ingevoerd.

Zoals ik de vraag lees zijn het twee losse vragen die je stelt. Namelijk vraag 1 is: "Mag een agent zijn aantekeningen in een boekje bewaren" en vraag 2: "Er is geen digitale getuigenverklaring, vanuit het notitieboekje, aanwezig in het dossier, hoe kan dit?

Vraag 1: Ik gebruik mijn notitieboekje dagelijks om snel gegevens in te schrijven, denk aan een telefoonnummer, adressen etc. Ik gooi dan meestal deze notitie aan het einde van de dienst weg tenzij ik deze nog ergens voor nodig heb.

Vraag 2: Als de getuigenverklaring is opgenomen via de diensttelefoon en hierop ook ondertekend is, dan zal deze uiteindelijk toegevoegd moeten worden aan het verbaal omdat deze in concept getekend is. Wat ik op straat nog wel eens doe is korte steekwoorden opschrijven en de getuigenverklaring later op het bureau volledig uittikken. Dan hoeft mijn vodje niet bij het dossier en staat er een degelijke getuigenverklaring op papier.

[Gast]

Goed, dus de desbetreffende agent werd geacht zijn aantekeningen van de getuigenverklaring uit te tikken en toe te voegen aan het verbaal.
Nu is die verklaring niet terug te vinden in het dossier.
Vast staat dat de agent ter plaatse aantekeningen heeft gemaakt op zijn notitieblok.
Ik begrijp dat de agent niet verplicht is die aantekeningen te bewaren.
Is er dan nog iets aan te doen?

[Smitty]

Of dat werd 'geacht' van de betreffende agent is altijd maar de vraag omdat informatie op verschillende manieren kan worden vermeld in het politiesysteem.

Maar kennelijk is er een dossier en dus ook een zaak, puur uit mijn interesse: Wat voor zaak betreft het, en hoe weet u dat het niet in het dossier zit?

[Pim]

Goed, dus de desbetreffende agent werd geacht zijn aantekeningen van de getuigenverklaring uit te tikken en toe te voegen aan het verbaal.
Nu is die verklaring niet terug te vinden in het dossier.
Vast staat dat de agent ter plaatse aantekeningen heeft gemaakt op zijn notitieblok.
Ik begrijp dat de agent niet verplicht is die aantekeningen te bewaren.
Is er dan nog iets aan te doen?

Als ik deze hele laatste post vergelijk met je beginpost zeg ik: kom eerst maar eens met je héle verhaal.

1. Ben jij de verdachte, of de getuige wiens verklaring ontbreekt? En hoe weet jij dat want daarvoor moet je over het dossier beschikken.

Als verdachte lijkt het mij niet dat je bij het opnemen van de getuigenverklaring hebt gestaan. Het zou m.i. niet wenselijk zijn dat een verdachte kennis kan nemen van wat een getuige weet en vice versa.
2. Een andere optie zou kunnen zijn dat je (als verdachte) wellicht later contact gehad met de/een getuige en zegt die een verklaring afgelegd te hebben en vind jij die niet terug in jouw zaaksdossier? Maar is die verdachte daarin wel eerlijk?

Met betrekking tot mijn vet gearceerde teksten in jouw quote:
Waar lees jij: de verbalisant "wordt geacht"...
Sommige getuigen verklaren op straat zo veel dat het niet ongebruikelijk is om alleen de feitelijkheden ervan op te schrijven.
Sterker: sommige personen dienen zich aan als objectieve "getuige" en na een half kantje opgeschreven te hebben blijkt het allemaal onzin waarmee ze de verdachte (die ze dan blijken te kennen) wilden helpen.
En als jij zelf niet de getuige bent geweest in dit verhaal: hoe weet jij dan wat er ontbreekt?

Kom eerst maar eens met het héle verhaal.
En of jij de verdachte of de getuige was. En wat was jullie onderlinge relatie.

En wat is de status van de zaak: al afgedaan (want jij beschikt kennelijk over het dossier)?

Hoe is vast komen te staan dat het "vast staat dát..."

[zijlvaart67]

Als ik deze hele laatste post vergelijk met je beginpost zeg ik: kom eerst maar eens met je héle verhaal.

Dat dus, weer een mooi voorbeeld van een potje 'riooljournalistiek'. Mensen mopperen op de politiek maar doen zelf niets anders..

[maestro]

In de zorg geldt dat aantekeningen niet tot het dossier behoren, tenzij anderen dan de persoon die de aantekeningen maakt ook toegang hebben of krijgen tot de aantekeningen. Dan zijn het geen persoonlijke aantekeningen meer maar behoren zij tot het dossier, (met als gevolg inzage en correctierecht). Het dossier zelf waarin de aantekeningen verwerkt worden is natuurlijk eveneens vatbaar voor inzage en correctie. Ik vermoed dat het bij de politie hetzelfde is. De regelgeving ziet eerder op de verwerking van de gegevens, niet op de aantekeningen.
Het kan anders zijn als men de agent als getuige gaat oproepen.